雲端系統建置
Netask 文件管理系統：不再拿到過期文件
透過共享資料夾分享文件，最常見的問題是拿到過期的版本。Netask 文件管理系統把一份文件的生命週期，從資料建立、流程審核、文件發行、檔案調閱、內容變更到檔案作廢共六個環節，都詳實記錄在系統內。
Netask 為世成科技的產品，首岳資訊自 2009 年起為授權經銷商，提供導入與維護服務。
為中小企業設計的文件管理
市面上的文件管理系統多為大型企業設計，價格讓許多中小企業卻步。Netask 從文件管理的核心概念出發，以帳號認證、授權讀取與文件稽核確保文件安全，並可與電子簽核、專案管理、差勤等模組搭配，不需要另外做系統整合。
系統畫面（原廠提供）
原廠的四項重點功能
文件的生命週期
建立、審核、發行、調閱、變更、作廢都有紀錄，同仁不會拿到舊版文件。
進階轉檔服務
降低轉檔時圖片位置、字型跑位等問題。
內建入館審核單
文件送出後自動進入電子審核流程，核准後自動上架。
文件安全標記
可自行設定浮水印內容，避免文件外流。
核心功能
入館審核單
文件自動進入電子審核流程，審批完成後自動上架。
文件版本控管
每次變更內容或權限，系統給予新的版本號，確保大家取用的是最新版。
全文檢索
線上搜尋所有相關文件。
閱讀紀錄
文件發布者可查看文件的閱讀狀態與存取 IP。
文件安全標記
可自行設定標記內容與浮水印，避免文件外流。
訂閱機制
把常用文件加入訂閱，隨時掌握最新發布的內容。
和共享資料夾的差別
| 比較項目 | 共享資料夾與 Email | Netask 文件管理系統 |
|---|---|---|
| 版本管理 | 容易出現多份副本與舊版誤用 | 自動版號控管 |
| 文件審核 | 靠人工通知與追蹤 | 內建電子審核流程 |
| 搜尋 | 仰賴檔名與資料夾結構 | 全文檢索與關鍵字標籤 |
| 權限控管 | 通常較粗略 | 可設定角色、文件匣與下載權限 |
| 閱讀追蹤 | 不知道誰讀過 | 閱讀紀錄、存取 IP 與上傳下載紀錄 |
功能列表
- 整合電子簽核模組，線上發行待審核文件。
- 多重權限角色：管理者、發布者、讀者，可自行定義文件匣權限。
- 可選擇下載 PDF 或原始檔案。
- 智慧型關鍵字標籤。
- 公司自行設定水印與編號。
- 上傳與下載皆有紀錄，系統自動備份。
特別適合的企業
- 文件量大且版本常變動
- 跨部門協作頻繁
- 有 ISO、內控或稽核需求
- 需要嚴格控管機密文件
- 已使用 Netask 其他模組
Netask 文件管理系統的常見問題
- 一定要和電子簽核整合嗎？
- 不一定。但公司有正式的文件審核流程時，整合電子簽核會更有效率，Netask 文件管理本身就支援。
- 可以防止拿到舊版文件嗎？
- 透過版本控管、發行流程與單一調閱入口，可以明顯降低舊版文件被誤用的機會。
- 機密文件可以限制不能下載嗎？
- 可以。系統可對機密文件設定閱讀與下載權限。
- 導入後最直接的效益是什麼？
- 找文件更快、版本更清楚、權限更安全、稽核更完整。過去依賴 Email 與資料夾的公司，改善會特別明顯。
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