Netask Flow 電子簽核系統

2009年4月,Netask EIP將以中大型企業納入我們的目標客戶,我們推出了「電子簽核專業版」,因應企業e化的持續需求,多樣化的簽核邏輯、彈性化的簽核流程、自訂流水編號等,中大型企業在「電子簽核」系統上能有更新更好更容易的e化系統可以選擇...

電子簽核是現今除了電子郵件外最受企業歡迎的e 化服務了,它提供了與電子郵件一樣的即時、方便,但比電子郵件更好的地方在於電子簽核加上了傳送流程,因此能夠審核、批閱、提醒並且記錄留底。

電子簽核功能列表

  1. 簽核系統提供管理
  2. 以樹狀架構呈現檔案資料夾,
  3. 每份簽核皆可,亦可附加過去簽過的電子化文件,讓主管在閱讀簽核文件的同時,可直接取得所需的資料。
  4. 以最簡單最快的方式來決定,讓簽核流程更有彈性。
  5. 提供最後經辦單位功能,當文件跑完時,會經辦單位來做後續動作。
  6. 若發現發送出去的簽核有誤,系統提供,可快速將文件抽回。
  7. 主管簽核時提供常用語機制,方便主管直接做意見回覆。
  8. 主管簽核時可決定做動作再做簽核決定,系統會自動處理。
  9. 當遇到不屬於個人業務範圍內的文件時,主管簽核時可做動作,轉由其它負責單位負責。
  10. 負責簽核的成員,系統會隨時發送email做提醒動作,文件被退回或抽單等也會相關成員。
  11. 系統內建發送,可隨時上線通知使用。
  12. 可自行定義歸檔的文件匣,方便文件的管理。
  13. 發送文件若遭退件,可做並利用方式,將原文修改後繼續發送,而
  14. 提供功能,方便使用者撰寫簽核。
  15. 提供,可針對不同的使用者來設計表單格式。
  16. 配合獨家開發即時通常駐程式,簽核文件隨到,執行更有效率。
  17. 可設定檢視所有進行中的簽核文件,讓簽文動作可透明,催文更方便。

而隨著企業慢慢的擴大,公司也從一個小據點拓展到多點辦公室。身為主管的您也愈來愈忙,每天忙於跑外面的業務,還要能夠掌控公司內部的進行,單靠手機電話與電子郵件已經不夠了,主管不在公司的時間,還有好多的簽核文件等待您的審核,沒有經過您的批閱,工作就會因此而卡住停滯不前造成了不少的損失。

若是導入了電子簽核,主管就不用隨時待在辦公室,只要有待簽核文件發出時,系統就會用各種方式像是用電子郵件、手機簡訊或者即時通訊通知你。在收到通知後,就可以直接點進「電子簽核」模組,看到的畫面就會像是下面一樣:

一看到這個畫面就可以發現操作方式很容易上手,就像收發email 介面一樣,可以看到你總共有幾個文件待簽核。

系統也會告知你每一個簽文的發文者是誰,目前已經簽到第幾個人了,若是太久沒簽,系統也會用紅色警示該簽核的主管,這封文件已經過期了,請趕快簽核。


主管要如何簽文

要簽核時就直接點選該簽核主旨,系統會自動帶到檢視簽核文件的頁面。 主管在看簽核文件時,除了可以看到簽核的內容外,還可以看到前面幾個同仁簽核的決定、簽核時間跟他們的意見。

在看完大家簽核的意見後,身為主管的您,可以有幾種方式來決定這個簽核的流向

選擇「同意,文件轉呈給下個成員」,代表我同意這個文件繼續跑向下一個流程。

選擇「不同意,文件退回給發文者」則表示我不同意,而且是退件哦!例如,這個文件已跑了3/5,我是第4 個簽核者,我選擇「不同意」時,這份文件不是跑到第3 個簽核者身上,而是以「退件」的方式發回原發文者,請他重新考慮後看是否要再重新編輯發送。

選擇「加簽其它成員(加簽完回傳給我做最後決定)」,這個選項是提供給忙碌的主管使用,許多主管在簽核時常會尋求其它專業經理的建議,這個時後就可以選擇「加簽其它成員」,選擇一下你想要聽取意見的同仁們(可以多人),並且在「加簽完回傳給我做最後決定」要打勾,代表你們提完意見後,我會看你們的意見來做為我此次簽核是否同意的一個依據與判斷。

另一方面,有的時候主管會遇到發文者只將這個文件傳送給我,但是我覺得這個文件應該再往上呈給更高一層的主管時,請發文者重新發文又太麻煩,就可以選擇「加簽其它成員」,把最高階的主管選過去,記得「加簽完回傳給我做最後決定」不要打勾,代表我已經同意,我再轉呈給更高階的主管做最後的決定,不要再回傳給我了。

而且若只是提供「同意」或「不同意」可能太少的話,你也可以輸入你的個人意見,而且打字慢一點的主管還可以選擇「常用語」,避免因為e 化之後還要學打字而造成的排斥感。

當然,如果你有更多的話想要講,或者有找到其它的資料文件想提供給簽核流程中的成員看時,也可以選擇「附加檔案」或「附加簽呈」的方式來附加,不限檔案數量哦。

最後按下「確定」就完成了簽核,花不到幾秒鐘的時間,在你按下確定之後,系統會立刻繼續通知下一個成員,完全不需要人工去提醒、轉呈簽核文件,真的是太方便啦。


輕鬆發起一份簽文

看主管簽核這麼容易,身為發文的員工發文會很辛苦很麻煩嗎?答案是不會的,也是很容易哦!讓我們來看看員工要怎麼發文。

首先,選擇「新增」,系統會秀出所有公司可以發送的簽核表單,上面都有完整的說明,讓你一眼就知道該選擇哪份表單。

決定簽核的表單之後,就可以開始填寫啦!

身為發文者的我們,可以決定此份簽核是否要附加檔案,或者附加之前完成的電子簽核。

填寫一下表單的欄位。(每個表單欄位都不同,客戶可自行設計表單上傳)

接下來再決定簽核的方式,可以選擇「串簽」或「會簽」,串簽的意思是「會依照你所設定的簽核順序做傳送,一關處理完後才會送到下一關」,而會簽則是「所設定的成員可同步處理,成員間沒有簽核順序的限制」。

舉例來說,你可以先從左邊把要簽核的成員選到右邊去,例如我選擇三個人,則代表最上面的那個人是第一個簽核者,依此類推。

若發覺其實第一個簽核的人是最高主管,選擇該主管名,接著只要按鍵兩次,就可以把這個主管設到最後,也代表他是最後簽核囉。

如果不小心選錯人,同樣的先點選該成員一下,再按返回鍵,就可以把這個人從簽核順序中刪除了。

接下來你可以選擇要怎麼通知欲簽核的主管,可以選擇「發送 E-Mail」「發送手機簡訊」「發送即時通」三種方式來提醒他。

最後選擇經辦單位,什麼是經辦單位呢?舉例來說,若是「請假單」則經辦是人事部門做最後處理,「請款單」則是財會行政單位處理。若公司流程沒有這個習慣,則可以略過不填。

若還沒編輯完成,可隨時按「儲存至草稿匣」,編輯完成的話,就按「立即傳送簽呈」,接下來就請系統幫你通知主管簽核啦!


隨時檢視我的簽核記錄

電子簽核真的很方便,除了簽核時間大幅縮短外,因為是電子簽核,任何時候都可以上網找你過去簽過的文件,只要點選「簽核記錄」就可以找到了。

系統預設的檢視區間為一個月,若有需要,可以自行點選「小月曆」來變更區間。


自訂資料夾管理我的文件

而像在「歸檔匣」「經辦匣」「簽核記錄」等資料匣內,每個使用者可依照自己的習慣來建資料夾管理,將文件歸檔的乾乾淨淨,整整齊齊。


隨時檢視傳閱進度

系統還有一個貼心的功能,就是提供管理者能檢視目前公司中所有簽核中的文件,提供給主管查知目前有哪些文在進行,被誰卡住了,有需要的話,還可點選「催簽」功能,加速簽核文件的進行。


彈性化自訂表單

那表單可以自行製作嗎?該怎麼做呢?

放心好了,Netask EIP的電子簽核,採用簡單而標準的HTML 編輯方式,只要用一般所見即所得的HTML 編輯軟體(Ex:Microsoft Frontpage, Macromedia Dreamweaver) 就能夠輕鬆完成編輯的動作。

如果還是不會,Netask EIP也提供了近20種的範例表單,下載回去就能夠上傳使用了。


很多公司在找電子簽核系統時會想要靠e 化系統把人的流程給綁死,以為這樣就永遠不會出錯,其實以我們這幾年導入數百家企業的經驗,大部份的中小企業,甚至許多大企業的作業流程都是需要有彈性的,我們常遇到一般型的企業因為導入的電子簽核系統過於僵化,每次有新人或新主管報到,MIS 等資訊主管需要設定調整個幾天才能上線操作,造成卡死的流程無法即時應付隨時變更的實體環境。

當然,有的企業是一兩千人以上,企業希望能替員工設計出完整的固定流程,可以簡化員工的選擇,而且還希望能有那種超強的判斷功能,像是流程同時串簽給5 個人,其中第三關時又能同時會簽給7 個人,7 個人其中有4 個人同意就往下一關跑,三個人同意就往回第二關送,在4個小時之內有人沒簽,而已簽核人數比例又超過75% 時,直接往下送。可能您還能想到其它更多更多這方面的需求...若有這方面的需求,可以去選擇專精於這方面的系統廠商,類似像這樣市面上的好系統大概上百萬元一套。

就我們的立場來說,我們會覺得,電子簽核就如同電子郵件一樣,想要禁止員工不能發送郵件給高階主管或是管制員工發送郵件的層級是不可能的,就算管控了,員工也可以隨時用其它方式像是用電話或親自見面之類的與他想要聯絡的主管聯絡。所以,我們覺得應該是朝向利用公司文化的管理、從制度面去訂定,藉由教育訓練讓員工們熟悉公司的文化與流程,而不是單靠一兩個資訊人員就把全公司的簽核流程訂死。

還沒e 化前的實體簽核方式就是靠員工發文者對公司流程與文化的了解來傳遞,轉向e 化後應該也是如此才是符合人性,能夠最有效的達到彈性與正確的簽文與發文方式。

一套好的電子簽核系統是要能適合公司使用的系統,而不是一套擁有1000 種超強功能,但80% 以上的功能都不會用也用不到,而當要用的時候還要調整好幾天才能上線使用,彈性化機制是最適合現階段企業在面對的競爭這麼激烈的環境下最好也最有效的系統,不需要花精神教育訓練,公司全員一個小時就能熟悉使用且開始導入上線哦!絕對能省下傳統簽核的2/3 以上時間成本與無謂的傳送公文人力成本。心動了嗎?快來線上試用 。

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