Netask 差勤管理系統

  我們拜訪了數十家的應用Netask系統非常好的客戶,將台灣企業使用差勤習慣與功能,全部都整合進來,推出「請假系統專業版」,一如往常的,強大功能下,簡單的操作介面,讓您一次就上手。


完整版功能列表

  1. 可設定自己請假時由「」幫忙簽文。
  2. 新增「」,並可加入客製的表單整合在內。
  3. 可匯入公司現有「」,並於系統中檢視。
  4. 提供「」比對功能,當日未刷卡是否有請假。
  5. 刷卡功能可設定「」時間。
  6. 刷卡功能可設定是否啟用「」功能。
  7. 有24小時上班的工廠單位,可匯入「」排班。
  8. 提供「」自訂欄位功能。
  9. 新增「」。
  10. 可設定,該時段不允許加班。
  11. 」完成後,時數自動補償。
  12. 加班所得的時數可以設定
  13. 刷卡紀錄新增「」及「」。
  14. 調班單

自Netask EIP推出請假系統以來,使用的客戶就一直很喜歡我們直覺易懂的請假管理介面,將原本複雜設定的假別與簽核設計,轉成直覺簡單的操作,讓客戶一使用後馬上就上手,也不用花太多的時間去學習如何使用。

不過上線的客戶一直反應,Netask EIP不應該只做「請假系統」呀!應該做成「差勤系統」,像是出差單的流程管理、加班的表單申請、加班後自動補時數、逾期未用自動過期,與刷卡系統整合、能夠比對出每一個成員未刷卡時是否有請假,還有更多有工廠的客戶也希望使用,因此希望能有輪班表功能,跨夜上下班機制,出差請假若有簽核時能自動轉給代理人簽核,系統自動判斷國定假日不要扣時數,能讓各國員工能同時上線且因應各國的設定等…

你們的需求我們都聽到了,在這一年來,我們拜訪了數十家的應用Netask EIP非常好的客戶,將台灣企業使用差勤習慣與功能,全部都整合進來,推出「請假系統專業版」,一如往常的,強大功能下,簡單的操作介面,讓您一次就上手!


可設定自己請假時由「代理人」幫忙簽文

自己請假時,最怕的就是仍有自己該簽的表單卻無法簽核,雖然有管理者代為轉文功能,但是如果能由系統自動在自己請假的時段將文轉呈給代理人,自己輕鬆,表單管理者也不用每天在那裡幫忙轉文了吧。

讓我們看一下怎麼使用「代理人」。首先,在工具列上會看到「代理人」的連結

按下去即可看到自己可設定的代理人,並且看到啟用狀態

自己請假時,仍想透過網路或手機來自己簽核。

代表平常都是自己簽核,當自己出差或請假時,則由表單設定的代理人來幫忙簽核。

註1:代理人簽核功能啟用後,請假時段的表單都會自動轉給代理人。請假時間一結束,就不再自動轉呈。

註2:此處所設定的代理人,是預設代理人,管理者在系統設定亦可幫忙每位成員設定,但最後決定代理人是誰,則是在表單填寫時所選擇的那個代理人。

有了這功能後,公司的簽核文件就再也不會因為員工的請假或出差而造成簽核效率不佳的問題啦。


新增「出差申請單」,可加入客製的表單整合在內

在下面一點會秀出個人在今年度總共有多少假可以運用,每個假別的「可用」、「已用」、「剩餘」都會清楚呈現出來。

而過去所有請過的假、假別、假數為何被變更,以及由哪一位人事部門管理者在何時變更、變更原因、變更內容,都會清楚的呈現出來。讓過去擔心假別是否會算錯、大家都要靠記憶才能想起為何突然假別減少或增加的狀況也不會再發生了。

許多客戶都會拿現有「請假單」再配合一個「出差假」來完成在現行請假系統做出差單申請的功能。

不過,出差單與請假單還是不同,所以我們新增了出差單,出差單需填寫的欄位更多更雜,且每家公司都不一樣,有的公司要填寫接送機時間、有的要填代辦簽証的國家,有的要預支費用,有的要領回數票…每家公司都不一樣,該如何是好?

Netask新增的「出差申請單」體貼的為客戶想到了這樣的問題,提供管理者可以像製作表單一樣,製作好的表單只要點選「工具列 ->設定 -> 表單設定」,在出差單區塊裡,將檔案上傳即可。

自行製作自己要的HTML欄位與格式,想要怎麼設計都行,如此一來,出差申請單就可以跟自己公司格式完全相同了,真是太方便了。


可匯入公司現有「刷卡記錄」,並於系統中檢視與比對請假記錄

為了進階版而去拜訪不少客戶,在接觸了這麼多家客戶後,才發覺,大部份的客戶都只購買門禁卡的「刷卡功能」,至於比對與報表等其它的都沒有採買,所以時常要匯出來比對。再加上請假功能已經在Netask EIP上線了,每次都還要到門禁系統調刷卡記錄實在很麻煩。

因此在請假系統專業版-差勤系統中,我們就把「刷卡記錄」的功能列進來了。

左邊有公司的組織架構,藉由此架構可以快速找到欲尋找的帳號。

使用方式很簡單,只要先選擇「刷卡記錄」的「匯入」,把刷卡資料以csv的方式匯入即可。

我們的匯入格式是採第一格為刷卡時間,第二格是門禁卡的卡號,第三格是刷卡意義2009/10/21 09:00,8010010,1
詳細說明如下:

每個成員的刷卡時間。(刷卡時間為24小時制)
每個成員的門禁卡卡號。(門禁卡號請先至「系統設定」的「在職設定」新增,有大量修改需求,可直接用匯入)
匯入的刷卡時間所代表的定義。(1表上班,2表下班,3表示匯入資料有誤,要全部清空)

匯入完成後,點每一個成員都會看到三個頁籤,分別是「請假」、「加班」與「刷卡記錄」,我們先來看「刷卡記錄」。

  1. 預設顯示今日以前的7天刷卡資料,若需檢視其它區間,可點選小視窗來變更。
  2. 日期若為綠色,則代表該員該日為休假。
  3. 若未刷卡則會顯示說明為「未刷卡」,並且呈現 __:__ / __:__
  4. 若刷卡有異常,則會以紅色顯示,並在說明欄告知原因。
  5. 系統會自動計算刷卡後的上下班時數,若該日有請假或出差,也會在右邊的欄位呈現,並可點選開啟該日的假單。

除了這個之外,使用者在自己發文時,或主管簽核假單時,也可以隨時點選「歷史記錄」來查看之前的刷卡狀況。


刷卡功能可設定「彈性上班」時間

除了政府機關上下班是不能有任何的彈性外,不少私人企業都允許彈性的上下班時間,也就是說,在公司容忍的時間內(例如15分鐘),代表可以晚15分鐘到,但是下班也要晚15分鐘走。可是如果超過15分鐘,那還是算遲到。

這個實在是德政呀,但是若公司規定允許彈性上班,而系統卻無此功能,結果自己的刷卡狀況每天都在遲到,實在很難看也很不舒服。還好Netask EIP也有這個功能,真是太好了,讓我們看一下怎麼設定。

點選「刷卡記錄」的「刷卡設定」,就可設定彈性上班時間,若要30分鐘,就填入30分鐘即可。

另外,若公司有規定中午也要刷卡的話,也可以在這裡勾選「啟用中間休息時段的刷卡」即可。


有24小時上班的工廠單位,可匯入「輪班表」排班

原來的「請假系統」已經有了「班別」的功能,且每一個班別都能設星期一到星期日每天上下班時間都不一樣,基本上這樣的功能對一般企業已經非常夠用了。

但這樣的功能對一些有工廠作業員的、或24小時都有員工上班的還嫌不夠,因為這樣的上班狀況,可不單單是星期一到星期日每天上下班時間不一樣而已,複雜一點的,可以說是一年365天每天的上下班時間都不一樣。這種每年每天都可以不一樣上下班的,我們就簡稱為「輪班表」。

每天都不一樣的上下班影響請假系統可大了,首先請假時要能列出自己的輪班表時間,刷卡資料的比對也要跟輪班表比對,加班也要跟輪班表比對,所有的東西都影響到了,等於是全新的一套系統嘛!哇,這麼複雜的上下班系統輪班表…設定起來應該也很複雜吧?不會不會,我們已經將流程合理化了,再複雜的功能也會容易操作哦!

首先,點選工具列上的「刷卡記錄」,再點選「輪班表」頁籤,匯入即可。

其它的操作全部都由後端的系統幫忙處理掉了,一般請假的使用者則是一點感覺都沒有。(啊?這麼神?對,就是這麼神)

註:啟用「輪班表」後,請將「班別」選擇功能關閉,代表所有請假的班別是由系統設定而不是使用者自已選擇。


提供「請假表單」自訂欄位功能

在導入了「請假單」、「加班後補休單」、「出差申請單」後,會發現,例如希望請假單能多一兩個欄位,但是受限於這是制式的系統表單,又不能變更,就會覺得很麻煩。

Netask系統體貼的為客戶想到這樣的需求,讓每張請假系統的表單,都能自訂欄位,想要加什麼欄位,就可以輕鬆的加上去。

只要在「電子簽核的表單管理」內,編輯該表單,就能看到系統提供的自訂欄位,設定完成後,在使用者新增表單時,就會看到剛剛加上的自訂欄位出現在原輸入區的下方了。

(系統提供三組自訂欄位選項)


新增「加班後補休單」

「加班後補休單」可不是單純新增一張表單就算了,在業界其它的系統中,加班系統可是單獨的一套系統,不論是費用或是程式的複雜度,都不輸整套的請假系統呀!

所以這次Netask EIP推出「加班後補休單」,程式邏輯又加上了超多的運算,完成後又經過客戶半年以上的考驗,上萬張的「加班後補休單」實際運作測試後才得出來的結果,相信效果保証讓人滿意。

讓我們看一下發文時的頁面,「加班後補休單」看起來與正常的請假單相同,沒什麼不一樣,只多了「加班補償」跟「加班類別」這兩欄。

可讓發文者選擇加班後的結果要轉換為「加班費」或是「補休」。當然,管理者也可以決定公司只允許哪一個轉換,例如可設定公司只允許補休,不允許加班費,如此一來,發文者就只能看到補休。


在勞基法的規定,是平常日的加班「延長加班」還是假日加班,定義上是不同的,所以也可讓發文者自行設定。

而其它功能都與請假單相同,代表程式把所有的判斷邏輯都放到後端去了,前端的使用者只需要做簡單的填寫,其它像是加班若跨中午吃飯時間是不是要算時數、他原有的加班時數有沒有過期?加班完成後會不會自動補到該補的假別?加班的時段跟刷卡資料是否相符,加班那天是不是假日?都不用再讓發文者煩惱了!!


可設定加班扣除時段,該時段不允許加班

剛剛有稍為提到,每間公司的加班時段都一定有某段時間是不能算加班時間,例如用餐時間,或大夜班的休息時間之類的,這個我們稱為「加班扣除時段」。

「加班扣除時段」設定的地方在工具列上的「設定」,接著點選「班別設定」的頁籤,點選編輯任一班別,就會開出一個新視窗,若有啟用「加班單」,就會看到「加班扣除時段」。

系統允許每日有兩個扣除時段,並且星期一到星期日都可以設不同的扣除時間。若不想設定的話,直接設off即可。


「加班後補休單」完成後,時數自動補償

其實公司自己也可以用HTML做一張「加班後補休單」,不過跟系統內建比較起來,最大的差別就在於,自製表單跑完後,管理者還要自己去系統內補時數,但是用系統內建的「加班後補休單」跑完後,所新增的時數就會自動補到該補的假別內,並且每一次的補償動作,都會有log記錄。


加班所得的時數可以設定時間過期

每間公司都一樣,對於每一個假別的時數,基本上都有時間的限制,有些大公司對加班規定更嚴格,對於加班所得到的時數,是有「有效期限」的,如這個加班時數在申請通過後,一定要在2個月內休完,若未休完,則視為放棄,不得再使用。

像這樣的計算,最適合請電腦系統來幫忙計算,可以看到請假系統的每一個成員點進去,在當年度的可用假數,就會看到「加班補償」與「加班過期」兩個欄位,若有未使用完成的,系統會自動判斷過期並做記錄而條列在此。

若管理者要設定加班補休假別的有效期間,只要點選工具列上的「設定」,再點選「表單設定」,在加班單區塊,就有「加班補償」的選項,管理者可以選擇要提供給公司同仁補償的選項,也可以設定「補休」的有效期間。

另外,勞基法也有規定,每個員工每月能加班的最多工時,管理者也可以在這裡輕鬆設定,就不用擔心該員工是不是會請超過啦。


刷卡紀錄新增「每日出勤提醒通知」及「檢視出勤報表」

EIP的差勤管理,結合門禁卡的卡鐘系統,實在是太方便了。只要在上班日有刷卡紀錄,都可以透過差勤管理內的畫面查看刷卡資料。EIP系統有一個貼心的設計,一旦刷卡有異常的時候(遲到或早退),系統自動發一封E-mail給user,差勤管理者就不用自己一個一個去提醒囉。

每日出勤提醒通知

檢視出勤報表

查詢結果頁


調班單

差勤系統內,針對多班別的公司設計一套輪班表機制,但是已經調好的班別,臨時有事情該怎麼辦呢? EIP差勤系統內建「調班單」,只需要填寫調班單內容,就可以輕鬆換班喔。


請假系統的專業版整合了「刷卡系統」「加班系統」「請假系統」「出差表單」與「時數統計」等,並將上述五大架構全部整合,一定能滿足一般中小企業對差勤的需求,快來試試看吧!


※ 以上部分內容來自Novax Technologies, Inc
返回